Datenschutzerklärung Veranstaltungsportal

Stand 17.07.2024

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten stets vertraulich und entsprechend den Datenschutzvorschriften der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und dem ergänzenden Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Diese Datenschutzerklärung informiert die Administratoren und Benutzer von events.hapev.de Serviceangebotes über die Art, den Umfang und den Zweck der Erhebung sowie die Verwendung Ihrer Daten, welche durch die Hamburger Pensionsverwaltung eG als verantwortlichen Anbieter des Eventportals erhoben, gespeichert und verarbeitet werden.

Soweit auf unseren Internetseiten personenbezogene Daten (beispielsweise Name, Anschrift oder E-Mail- Adressen) erhoben werden, erfolgt dies, um Ihnen eine funktionsfähige Webseite und ein Serviceangebot sowie unsere Inhalte und Leistungen bereitzustellen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Einklang mit Art. 6 DS-GVO im Regelfall auf Grundlage einer Einwilligung, zur Erfüllung eines Vertrages, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Wahrung berechtigter Interessen.

Die erhobenen Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Zur Abwicklung von bestimmten Angeboten, Diensten und Dienstleistungen bedienen wir uns allerdings der Zuhilfenahme externer Dienstleister, mit denen vertragliche Regelungen getroffen wurden, um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und Ihrer Betroffenenrechte (Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung) zu gewährleisten.

1. Wer ist die für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle ist:

Hamburger Pensionsverwaltung eG

Brooktorkai 20

20457 Hamburg

Telefon 040 / 28 01 45 - 0

Telefax 040 / 28 01 45 – 77 5

Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten unter:

E-Mail: datenschutz@hhpv.de

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Damit die Hamburger Pensionsverwaltung gewünschte bzw. in Auftrag gegebene Dienstleistungen und Geschäftsprozesse im Rahmen des Serviceangebotes erbringen kann, ist es in bestimmten Fällen notwendig, dass einzelne personenbezogene Daten für die Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden. Das gilt z.B. bei Geschäftsprozessen zur Administration sowie Nutzung dieses Serviceangebotes und der Nutzung weiterer digitaler Angebote.

Wir verarbeiten ausschließlich die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen bei der Nutzung dieser Anwendung erheben oder im Rahmen der Administration des Serviceangebotes von Ihnen erfasst bzw. erhoben werden. Im Rahmen des Serviceangebotes werden die Daten auch durch Administratoren der jeweiligen nutzenden Unternehmen erhoben und nicht durch die Hamburger Pensionsverwaltung eG selbst.

Folgende relevante personenbezogene Daten werden bei der Nutzung dieser Anwendung verarbeitet:

Name, Vorname und Geschlecht
Unternehmensdaten
Kommunikationsdaten
Adressdaten

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 2 DS-GVO) erfolgt zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen bzw. zur Prüfung der Begründung einer Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO).

Die zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten verwendet die Pensionsverwaltung, um den Zugang zum Serviceangebot für Administratoren sowie Benutzer bereit zu stellen und damit den Zugang zu bestimmten Informationen oder Angeboten zu ermöglichen. Die personenbezogenen Daten werden dabei ausschließlich für die jeweiligen Prozesse der Veranstaltung zweckgebunden verwendet.

4. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der Hamburger Pensionsverwaltung erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die an der Durchführung der Veranstaltung beteiligt sind.

Darüber hinaus werden Ihre Daten an beauftragte Dienstleister (Dritte) weitergegeben, sofern diese mit der Abwicklung von Dienstleistungen von der Pensionsverwaltung im Rahmen von Dienstleistungsverträgen beauftragt sind.

Eine Datenweitergabe an externe Empfänger außerhalb der Pensionsverwaltung findet grundsätzlich nicht statt.

Die Erhebungen von personenbezogenen Daten, sowie deren Übermittlung an auskunftsberechtigte staatliche Institutionen und Behörden erfolgen nur im Rahmen der einschlägigen Gesetze bzw. sofern die Hamburger Pensionsverwaltung durch eine gerichtliche Entscheidung dazu verpflichtet wird.

Die Beschäftigten der Pensionsverwaltung sowie die beauftragten Dienstleistungsunternehmen sind zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der relevanten datenschutzrechtlichen Regelungen und Normen vertraglich verpflichtet worden.

5. Werden Daten in ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums) findet nicht statt.

6. Datensparsamkeit

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der des Serviceangebotes, solange dies für die Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.

Sobald die gespeicherten Daten nicht mehr zur Durchführung weiterer Prozesse erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen, werden diese Daten gelöscht.

7. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben folgende Rechte:

Sie haben gemäß Artikel 15 DS-GVO das Recht, jederzeit Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, die jeweiligen Verarbeitungszwecke, sowie die Dauer der Speicherung und gegebenenfalls die Kriterien zur Festlegung der Speicherdauer zu bekommen. Falls die Herkunft Ihrer personenbezogenen Daten nicht bei Ihnen selbst liegt, haben Sie das Recht auf alle verfügbaren Informationen über die Herkunft Ihrer Daten.
Gemäß Art. 16 DS-GVO haben Sie das Recht auf unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten. Sollten Sie fehlerhafte Daten feststellen, dann bitten wir Sie, uns dies mitzuteilen.
Sie haben gemäß Art. 17 DS-GVO jederzeit das Recht, mit Wirkung für die Zukunft, die Einwilligung für die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zu widerrufen bzw. das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, soweit die Verarbeitung nicht mehr erforderlich ist oder die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden. Bitte beachten Sie dabei, dass eine Nutzung des Serviceangebotes dann nicht mehr möglich ist.
Ferner haben Sie gemäß Art 18 DS-GVO das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, z.B. wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten oder die Verarbeitung unrechtmäßig war, Sie diese Daten jedoch nicht löschen lassen möchten, da Sie diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.
Weiterhin haben Sie gemäß Art. 20 DS-GVO das Recht, Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie haben außerdem das Recht, dass Ihre personenbezogenen Daten direkt von uns an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch durchführbar ist und sofern hiervon nicht die Rechte sowie Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.
Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.
Sie haben gemäß Art. 77 DS-GVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

8. Widerspruchsrecht

8.1 Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1, S. 1 lit. f DS-GVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

8.2 Empfänger eines Widerspruchs

Der Widerspruch kann formfrei gerichtet werden an:

Hamburger Pensionsverwaltung eG

Brooktorkai 20

20457 Hamburg

E-Mail: datenschutz@hhpv.de

9. Datensicherheit

Die Hamburger Pensionsverwaltung hat technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen für das Serviceangebot getroffen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Zerstörung, Manipulation und/oder unberechtigtem Zugriff zu schützen. Alle Sicherungsmaßnahmen werden parallel zur technologischen Entwicklung fortlaufend überarbeitet.

Das Datenverarbeitungssystem ist durch ein Firewallsystem geschützt, dass grundsätzlich mindestens dem aktuellen Stand der Technik entspricht.

Die Daten werden über eine SSL-Verbindung (SSL = Secure Socket Layer) gesendet. Im Serviceangebot der Pensionsverwaltung werden alle erhobenen und verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie entsprechende Formulardaten verschlüsselt übertragen, um einen Missbrauch der Daten durch Dritte zu verhindern. Die übertragenen Daten werden in beide Richtungen verschlüsselt.

Bei der Übertragung der Daten erfolgt auf technischer Seite immer der Aufbau einer SSL-Verbindung, auch wenn diese Änderung nicht immer über die Statusleiste des gewählten Browsers erkennbar ist (z.B. bei eingebetteten Formularen, die über einen SSL-Kanal mit den Servern kommunizieren). Es wird nicht für jede Webseite ein Schlosssymbol in geschlossenem Zustand erscheinen oder in der Adressleiste steht nicht immer die Protokollbezeichnung "https://" sondern "http://".

10. Cookie-Richtlinien

10.1 Was sind Cookies?

Cookies und ähnliche Technologien sind sehr kleine Textdokumente oder Codeteile, die oft einen eindeutigen Identifikationscode enthalten. Wenn Sie eine Webseite besuchen oder eine mobile Anwendung verwenden, bittet ein Computer Ihren Computer oder Ihr mobiles Gerät um die Erlaubnis, diese Datei auf Ihrem Computer oder mobilen Gerät zu speichern und Zugang zu Informationen zu erhalten. Informationen, die durch Cookies und ähnliche Technologien gesammelt werden, können das Datum und die Uhrzeit des Besuchs sowie die Art und Weise, wie Sie eine bestimmte Webseite oder mobile Anwendung nutzen, beinhalten. Dieser Nutzung müssen Sie explizit beim erstmaligen Aufruf unserer Seiten zustimmen.

10.2 Warum verwenden wir Cookies?

Auf den von der Hamburger Pensionsverwaltung verantworteten Webseiten und in den kennwort-geschützten Bereichen (Portale) werden temporäre Cookies, sogenannte Session-Cookies (Session: dt. "Sitzung") eingesetzt. Diese sind nur für die Dauer der Browser-Sitzung gültig und werden mit dem Schließen des Browsers wieder automatisch vom Rechner entfernt.

In einem Session-Cookie werden Identifikationsinformationen abgelegt, anhand derer ein Besucher einer Internetseite wiedererkannt werden kann. Eine Identifikationsinformation ist z.B. eine zufällig erzeugte eindeutige Identifikationsnummer (Session-ID).

Cookies sorgen dafür, dass Sie während Ihres Besuchs in unserem Serviceangebot eingeloggt bleiben und die Webseite weiterhin reibungslos funktioniert.

10.3 Welche Art von Cookies verwenden wir?

10.3.1 Notwendige Cookies zur Erfassung von Informationen zur Aufrechterhaltung des Betriebs

Mit jedem Zugriff auf das von der Hamburger Pensionsverwaltung betriebene Serviceangebot werden von der Pensionsverwaltung automatisch Informationen erfasst. Diese Informationen werden in Server-Logfiles gespeichert und dienen der Aufrechterhaltung des Betriebs, dem Erkennen von Anwendungsproblemen sowie der Problemanalyse.

Erfasst werden unter anderem: Name der Webseite, Datei, Datum, Datenmenge, Webbrowser und Webbrowser-Version, Betriebssystem, der Domainname der angeforderten URL, die sogenannte Referrer-URL (jene Seite, von der auf das Angebot der Pensionsverwaltung zugegriffen wird) und die IP-Adresse.

Zusätzlich werden zum nachträglichen Erkennen von Anwendungsproblemen und zur Problemanalyse Daten in Logfiles gespeichert, die zum Zweck der jeweils angebotenen (digitalen) Dienstleistung notwendig sind.

Die Pensionsverwaltung behält sich zudem das Recht vor, die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung nachträglich zu kontrollieren.

Diese erfassten Informationen werden grundsätzlich nach einer Aufbewahrungsfrist von 14 Tagen gelöscht. In einigen Fällen ist der Zeitraum der Aufbewahrung länger, da bis Abschluss der elektronischen Dienstleistung mehr als 14 Tage vergehen können.

11. Änderung unserer Datenschutzerklärung

Um zu gewährleisten, dass unsere Datenschutzerklärung stets den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entspricht, behalten wir uns jederzeit Änderungen vor. Das gilt auch für den Fall, dass die Datenschutzerklärung aufgrund neuer oder überarbeiteter Leistungen angepasst werden muss, z.B. bei neuen Serviceleistungen. Die neue Datenschutzerklärung greift dann bei Ihrem nächsten Besuch auf den von der Hamburger Pensionsverwaltung eG verantworteten Webseiten.